O CDT – Centro Digital de Talatona, possui todos os meios técnicos e recursos humanos qualificados para o desenvolvimento de aplicações de gestão de arquivo. Estas aplicações de gestão de arquivo têm como base softwares comuns da Microsoft, já presentes no computador do cliente. Com alguma programação, os nossos técnicos podem criar uma aplicação desenhada à volta das suas necessidades.
Caso o cliente pretenda algo mais complexo e com maiores ramificações, o CDT pode também prestar consultoria para a instalação de um software de gestão documental. Existem hoje no mercado vários softwares de gestão documental, com capacidades vertentes on e off-line.
É possível definir os campos específicos de cada instituição, bem como as bases de dados distintas para cada tipologia documental. As possibilidades são imensas, dada a variedade de produtos no mercado, e o CDT é o seu melhor parceiro para de forma independente ajudar o seu cliente a escolher o software que melhor se adequa às suas necessidades.
Características de alguns produtos desenvolvidos e comercializados pelo CDT
- Recepção num único ponto de todas as tarefas: Em nome individual e filas de trabalho (as quais o utilizador tem acesso);
- Capacidade de ordenação;
- Visualização do prazo atribuído e grafismo para prazos expirados;
- Os fluxos deverão ter a permissão para lançamento Manual;
- Dados da Actividade: Instruções; Assunto; Comentário; Resposta (caso exista); Dados Avançados;
- Capacidade de: Completar a actividade, Delegação, mover para Inbox e Cancelar;
- Gestão de arquivo de pastas em contentores e microfilmes de um cliente.
- Arquivo com inventário de todas as pastas, respetivos contentores e sua localização no arquivo;
- Gestão de requisições, entradas e saídas de unidades de instalação do arquivo;
- Registo da saída da documentação, com data, hora, funcionário responsável pelo transporte ou envio de cópia por email (Check out)
- Registo da devolução de documentação no arquivo (Check in)
- Requisição de unidades de instalação pelo cliente a partir do acesso web;
- O cliente, a partir da internet, pode consultar o seu arquivo e proceder à requisição de unidades de instalação.
- Registo automático da requisição da(s) unidade(s) de instalação com identificação do utilizador que efetuou o registo, data e hora e envio de alerta automático de email ao gestor do arquivo
- Alerta ao arquivista de requisições pendentes;
- Histórico de requisições;
- Produção automática de lombadas para as pastas de forma a uniformizar as unidades de instalação de um arquivo e facilitar a sua identificação;
- Alerta de prazos de conservação atingidos.
- Pesquisa e recuperação
- Pesquisa simples, através de campo de pesquisa livre;
- Pesquisa avançada, de forma a refinar o resultado da pesquisa;
- Exportação de resultados de uma pesquisa para Excel;
Segurança
- Acesso ao software com nome de utilizador e palavra-passe para cada utilizador;
- Níveis de acesso distintos para utilizadores apenas de consulta, utilizadores de carregamento ou utilizadores de administração do sistema;
- Serviço de auditoria interno, com registo das acções efectuadas por cada utilizador no sistema;
- Nível de administração com capacidade de gestão de utilizadores e respectivos níveis de acesso;
- Número de utilizadores ilimitados;